Enseignement et Formation

Scolarité

• Fonction publique d'Etat

ERENS016

• Informer les publics (les étudiants, le personnel enseignant interne ou externe, et les différents interlocuteurs à l’établissement) sur l’aspect pédagogique et administratif ; rechercher des éléments de réponse et/ou orienter les demandes et sollicitations aux personnes concernées
• Gérer et suivre les candidatures, puis les dossiers administratifs des étudiants français et étrangers : inscriptions administratives et pédagogiques, organisation des pratiques sportives, demandes de bourses, contrôle d’assiduité…
• Assurer le suivi des maquettes : modélisation dans l’application (structures d’enseignement, modalités de contrôle des connaissances, règles de calcul, charges d’enseignements)
• Organiser et suivre les emplois du temps et des réservations de salles
• Gérer les absences et changements de plannings
• Suivre et contrôler des périodes de stage avec les interlocuteurs concernés (étudiants et tuteurs), de la convention au suivi des présences
• Gestion administrative et logistique des examens dans le respect de la réglementation en vigueur : réservation des salles, création des listes de présence, convocations, centralisation les sujets, anonymisation des copies, saisie des notes, PV des jurys, traitement des résultats en fonction des niveaux de diplômes …
• Produire différents supports de communication à l’usage des différents publics liés aux procédures mises en place (information, accompagnement, …)
• Renseigner les tableaux de bord, alimenter les bases de données et présenter et analyser des indicateurs liés à l’activité
• Vérifier les dossiers de diffusion et l’archivage des dossiers de mémoires et de thèses ainsi que l’archivage des dossiers administratifs selon la réglementation en vigueur
• Participer aux réunions institutionnelles dans le domaine concerné
• Activités spécifiques de la FPE
• La fonction de la scolarité est interdépendante de l’organisation, par conséquent fort impact sur les missions et hétérogénéité des profils (gestion administrative et pédagogique pouvant être dissociée ou interactions au niveau SI formation très diverses)

• Amplitude horaire étendue et charge de travail accrue à certaines périodes
• Contraintes du calendrier universitaire

• Dématérialisation des procédures
• Service Public + : A destination de tous les usagers nécessitant un suivi individualisé et simplification des démarches
• « Bienvenue en France » et « HRS4R » : A destination des étudiants et chercheurs étrangers nécessitant d’accueillir, gérer et le cas échéant former en langue anglaise dans une démarche d’accompagnement optimal

• Être réactif et dynamique
• Être organisé et prioriser ses activités
• Avoir le sens relationnel, travailler en équipe
• Respecter la confidentialité
• Être autonome, très vigilant et rigoureux
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Savoir rendre compte, être fiable et transparent

• Être polyvalent et capable de mener différentes missions simultanément
• Mettre en œuvre des procédures et des règles en constante évolution
• Faire preuve d’une grande flexibilité
• Savoir appréhender les enjeux des dossiers traités
• Savoir analyser, synthétiser et résoudre des problèmes
• Accueillir et communiquer de manière adaptée avec les différentes populations concernées
• Prendre en compte contraintes et échéances, dans un calendrier et un cadre de gestion complexe –
• Hiérarchiser l’importance des tâches à prendre en charge –
• Maîtriser les procédures de classement et d’archivage
• Connaître une langue étrangère

• Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
• Connaitre la réglementation applicable en matière d’offre de formation et de gestion de scolarité –
• Connaitre les règles de fonctionnement des dispositifs de formation
• Connaître le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Connaitre les outils de bureautique, les technologies d’information et de communication
• Connaître les logiciels spécifiques à la gestion de la scolarité (Apogée, PStages, ADE, eCandidat, Études en France…)
• Connaître de façon étendue la réglementation relative à la scolarité, notamment en termes d’inscriptions administratives et pédagogiques, de demandes d’admission préalables, d’examens et de cursus d’études, de bourses et de stages

• Emplois de référence
  • Responsable de direction d'un etablissement d'education et/Ou de formation
  • Assistante/Assistant educatif
  • Gestionnaire du domaine
  • Conseillere/Conseiller pedagogique de l’enseignement superieur
• Emplois types
  • Proviseur(e) d’établissement scolaire
  • Gestionnaire de personnels
  • Gestionnaire des concours et examens

• Métiers
  • Éducation et surveillance au sein d'établissements d'enseignement

• Métiers
  • Gestionnaire des ressources humaines

• Métiers
  • Gestionnaire administratif
  • Coordinateur des activités techniques et pédagogiques
  • Responsable des activités éducatives
  • Assistant éducatif
  • Directeur d'un établissement public d'éducation et de formation
  • Gestionnaire d’établissement